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terecam
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☏ CLASES DE SECRETARIAS : .. ☏

                                              Secretaría Ejecutiva.

 

                                        

 

   Es la que se encarga de forma general de las labores administrativas, de organización y difusión del la empresa.

Entre sus principales cometidos se encuentra:

- 1. Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones, etc.)

 

- 2. Coordinación y entrega del material referente  a la firma para la cual trabaja: carpetas, identificaciones, documentación, etc.

 

- 3. Coordinación, apoyo y colaboración con el Comité Organizador.

 

- 4. Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los ejecutivos.

 

- 5. Información, en general, sobre  el funcionamiento de  la empresa , sobre otras Secretarías o Comités, etc.

 

 

Debido a la naturaleza cambiante de la empresa moderna, las secretarias ejecutivas tienen mayores oportunidades que nunca.
Como miembros claves de los equipos gerenciales se les exige mayores y más complejas responsabilidades y una interacción ejecutiva más sofisticada con otros gerentes, departamentos y colegas.
 
   Su habilidad para influenciar, motivar y obtener el compromiso de otros es una de las claves para alcanzar sus metas en forma exitosa.
 
 
                            
terecam
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Re: ☏ CLASES DE SECRETARIAS : .. ☏

              Secretaría Social.

 

 

    También se la denomina Secretaría Turística. Es la encargada de realizar los "programas de ocio" o sociales, tanto para los asistentes directos a las reuniones, o convenciones de la empresa  como para sus acompañantes.

 

Hay determinados empresas, que no tienen programas "alternativos" para los acompañantes, por lo que se supone de la asistencia solo de congresistas o ejecutivos.

Organizan para losejecutivos y ponentes: Tours-Excursiones pre y post congreso de carácter turístico. Gestiones en cuanto a medios de transporte, reserva de billetes, etc.

 

Para los acompañantes: Programas especiales, celebrados durante las reuniones, para ocupar el tiempo de los acompañantes con actividades de tipo cultural, social y lúdico. Visitas turísticas, compras, comidas típicas, actividades deportivas, etc.

 

En muchas ocasiones, los profesionales del sector, OPC's, suelen fusionar o llevar a cabo las tareas de la Secretaría Técnica y Social, en una sola, generalmente, la Secretaría Técnica.

 

 

 

terecam
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Re: ☏ CLASES DE SECRETARIAS : .. ☏

 

                                SECRETARIA RECEPCIONISTA:

                          

     Es la persona encargada de recibir los visitantes que llegan a la oficina o la empresa por alguna causa o motivo.

También es la persona encargada de manejar los records de citas de su jefe o patrón.

 

Es la persona con quien un visitante conversa cuando llega a la oficina o cuando llama por teléfono. Esta debe procurar que el visitante se lleve una buena impresión a favor de las buenas relaciones públicas. Debe saber distinguir entre quienes les hacen perder el tiempo y quienes son realmente importantes para la compañía y/o empresa en que trabaja.

 

 

FUNCIONES DE LA SECRETARIA RECEPCIONISTA:

 

- Recibir visitas y arreglar entrevistas con habilidad

 

- Causar buena impresión de la compañía a favor de las relaciones publicas

 

- Saber distinguir entre las personas que visitan la compañía

 

- Ser cómplice de todas las transacciones particulares tanto del jefe como de la compañía.

 

 

       CUALIDADES DE UNA BUENA SECRETARIA  RECEPCIONISTA :

 

- Tener buena apariencia y disposición, esto significa que cuida su apariencia personal, debe estar fuera de toda critica.

 

- Tener hábito ordenado de trabajo, es decir su área de trabajo en orden y limpia.

 

- Tener exactitud, es decir que la recepcionista debe concentrarse siempre en su trabajo y nunca confundir exactitud con velocidad.

 

- Interesarse siempre en los clientes

 

- No tener quejas de los clientes y evitar conflictos.

 

- Visión clara , voz agradable y bien articulada

 

- Buena memoria de las voces, mucho tacto y discreción

 

- Memoria general y control, suficiente paciencia

 

- Sonrisa a flor de labios y la capacidad de interesarse en los demás

 

- Equilibrio y confianza, seguridad en si misma

 

- Dedicación personal y a su trabajo

 

- Dominio de su idioma y de otros mas

 

- Sincero interés por las personas.

 

 

                          

terecam
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Re: ☏ CLASES DE SECRETARIAS : .. ☏

 

PARA PODER REALIZAR UN BUEN TRABAJO LA SECRETARIA RECEPCIONISTA DEBE CONOCER LO SIGUIENTE:

- Manejo de la central telefónica

 

- La organización interna de la empresa

 

- Las normas y reglas de la compañía

 

- Los nombres de todo el personal incluyendo los de menor rango

 

- Los números telefónicos de los clientes y relacionados de la compañía

 

- Las extensiones correspondientes a cada departamento de la compañía.

 

 

ACTITUD PERSONAL DE UNA SECRETARIA RECEPCIONISTA:

 

  Es el o la representante más importante de las relaciones públicas en una empresa u oficina, puesto que es responsible de los visitantes desde que entran hasta que salen de la misma.

 

La forma en que el secretario-recepcionista trate a sus visitantes influye en la actitud de este hacia el patrono o hacia la empresa. Para tratar bien a una persona el recepcionista debe cultivar las siguientes cualidades:

 

Un sincero interés en las personas que llegan a la empresa, esto es que el recepcionista debe considerar a todos los visitantes como personas importantes para la empresa sin mirar su apariencia personal ni posición económica.

 

 Confianza en su habilidad para atender a las personas con diplomacia. Esto quiere decir que a cada persona se le debe tratar como ella quiera con el fin de que quede satisfecha. Paciencia y control en situaciones difíciles.

 

Cuando en la empresa ocurran situaciones complicadas, entonces se requiere que el recepcionista tenga pleno control de sus actos para lograr un desenvolvimiento normal de las labores de oficina.

 

a) Una sonrisa amigable: El recepcionista debe realizar su trabajo por vocación para poder mantener una placentera y cordial sonrisa.

 

b) Interés de escuchar a cualquier persona que visite la empresa o llame por teléfono y debe escucharlos con la debida atención.

 

 

 

        
                           
 
                               

                     

letira
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Re: ☏ CLASES DE SECRETARIAS : .. ☏

FELICIDADES MARI POR COLOCAR ESTE TEMA TAN IMPORTANTE PARA QUIENES DESEAN INCURSIONAR O YA SE ENCUENTRAN DESEMPEÑANDO ESTE OFICIO DE SECRETARIAS.LES SERVIRÁ DE MUCHO.

letira
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Re: ☏ CLASES DE SECRETARIAS : .. ☏

 Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el   presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente,  cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se  han propuesto ser exitosas,  poder cumplir éstas,  con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.

 

Es válido cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
Es decir, en general se ocupa de:
* Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones
* Establecer buenos contactos telefónicos
* Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.
* Planificar su tiempo y el de su jefe
* Preparar y tratar la información adecuadamente
* Concertar, acoger y atender a las visitas
* Preparar presentaciones de productos o servicios
* Organizar los viajes de negocios, etcétera.

Resumiendo,  se nos indica, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa


llillo2
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Re: ☏ CLASES DE SECRETARIAS : .. ☏

Saludos cordiales a toda clase de secretarias...

 

Bellas todas!!!!