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olybeti
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= El papel de la Secretaria =

[ Editado ]
El papel de la Secretaria
 

Es la persona que recibe a futuros socios y clientes, así como atiende y da ágil trámite a un pedido del jefe. La secretaria será la persona que mantendrá vigente la posición de puertas abiertas del jefe hacia el resto del personal, aunque velará para que no sea molestado por mucho tiempo. Llevará su agenda y le recordará detalles, que con el tiempo marcarán las actividades personales.

Conversando con algunos jefes descubrimos que las prioridades de trabajo de las secretarias han variado, acorde con la introducción de nuevas tecnologías. Ya está quedando atrás la imagen de la joven bien presentada que solo contestaba el teléfono, tomaba dictados, archivaba cartas y papeles y “guardaba la puerta” del jefe.

Se podría decir que los requerimientos del jefe para las secretarias se manejan en tres áreas: educación, cultura general y discreción. Para algunos jefes, uno de los requisitos más importantes que debe tener una secretaria es la educación profesional en pequeños detalles, como cuándo permanecer en silencio, cuándo comentar algo, así como reglas de conducta, sin olvidar el vestir en la oficina. Otro punto notable es demostrar cultura general. Por ejemplo, señalaron otros jefes, saber los nombres de ministros, presidentes de asociaciones relacionadas a la empresa y las noticias relevantes del día y de la política, así como los fallecimientos familiares de colaboradores empresariales.

Para el jefe es importante sentirse apoyado por su secretaria, el saber que no permitirá que cometa un error, como un cambio de nombre o posición, u olvidar una fecha importante para los empleados de la empresa.

Un punto en el que casi todos los jefes estuvieron de acuerdo es la necesidad de trabajar junto a una persona con altos principios éticos y morales, una colaboradora que tenga total discreción y que no sea un estuche de chismes y rumores en la oficina.

En tanto, la secretaria de hoy busca apellidarse ejecutiva, se prepara cabalmente en el funcionamiento de diversos programas de computación, se luce en la preparación de informes detallados con gráficas e imágenes para reuniones y proyectos, además de mantener un constante flujo de información al día, tanto del país como del exterior.

Para las secretarias, el papel del jefe también ha variado. Se preparan para trabajar junto a un jefe flexible, con don de mando, agradecido y confiado en el esfuerzo que su secretaria hará día a día. Una persona de mando con objetivos, principios éticos y dispuesta a fortalecer y a reconocer el trabajo que realiza cada colaborador, para el bien de la empresa.

Un grupo de secretarias expuso la necesidad de mantener vínculos abiertos y sinceros con los jefes. Que expliquen, así lo señalan, exactamente lo que desean y la meta que quieren alcanzar. Y que mantengan una postura tolerante ante una falta, pensando en que no volverá a ocurrir, y que tengan el detalle de una nota de agradecimiento ante un trabajo bien realizado.

“Las buenas secretarias avanzan en sus empresas, llegan a ser coordinadoras y jefas de departamentos”

Mensaje editado por olybeti

olybeti
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Re: = El papel de la Secretaria =

En el terreno empresarial el jefe delega en su secretaria algunas responsabilidades que implican tomar decisiones, por lo cual deberá estar preparada para afrontar esta situación, tener iniciativa para el desarrollo de sus actividades y cierto don de liderazgo para conducir al grupo de personas que trabajan en coordinación con la oficina que ella representa.