LA SECRETARIA
La Secretaria es una auxiliar del Jefe, que toma dictado, escribe a máquina, y en estos tiempos modernos, captura datos en la computadora, archiva, contesta el teléfono y maneja la antesala y las citas de su superior. Pero... ¿Nada más???
1.- La Secretaria es, en rigor CENTRO DE COMUNICACIÓN. Por eso su responsabilidad consiste en realizar una gran diversidad de tareas, aconsejar y prestar ayuda en el citado campo de las comunicaciones, ya se por escrito, orales y/o personales. El trabajo de la Secretaria es ahora como nunca, importante y complejo. El número y diversidad de las comunicaciones se ha multiplicado con el paso del tiempo.
2.- La autoridad de la Secretaria es de REPRESENTACIÓN. Es limitada su autoridad para decidir por si misma y dar órdenes a otros. Debe por tanto en representación de su jefe, transmitir decisiones y comunicaciones cuando así lo haya dispuesto él.
3.- El Ejecutivo espera que su Secretaria realice por él todas las comunicaciones internas y externas que le permitan planear y organizar el trabajo, y que le proporcione todos los antecedentes, datos e informaciones con que se cuenta en la propia oficina y fuera de ella.
4.- En el campo de la dirección, el Jefe necesita que la Secretaria le ayude en la elaboración y transmisión de las decisiones adoptadas y en algunos casos, en la transmisión de órdenes a los subordinados.
5.- En el terreno del control, el Jefe necesita que la Secretaria lleve una MEMORIA DE SUS COMPROMISOS y un registro de los mismos proporciónandole siempre los datos e informes que se requieran, además de que se encargue de establecer y controlar todas las comunicaciones pertinentes.
6.- Es necesario que la Secretaria con auténticas ambiciones de superación, analice que aspecto de su labor debe ser objeto de mayor atención, para ayudar mejor a su Jefe y superarse así profesionalmente.
7.- Jamás habrá máquinas que reemplacen totalmente al ser humano, mucho menos que puedan sustituir a la SECRETARIA INTELIGENTE, ni que sepan sonreír amablemente deteniendo al visitante impaciente o irritado que aguarda a que lo reciban. Esa actitud amable y atenta es cualidad de una buena Secretaria.
