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olybeti
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Secretaria (Temas Secretariales)

S e c r e t a r i a
 
secre1.jpg picture by Suavecita_album
 
Eres la voz sonora de callados pensamientos; la sonrisa mutilada de los amargos momentos; eres refugio de las congojas; esperanza de los anhelos; eres clarín de las urgencias; candado de los secretos; eres día, tarde y noche; eres... lo eres todo y tan solo te llaman La Secretaria...
 
-Autor Desconocido-
olybeti
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Re: Secretaria (Temas Secretariales)

¿La Secretaria?... Si, soy yo...

Sólo dos de cada 100 profesionales del secretariado son varones. En un mundo en el que casi todas las ofertas de empleo van dirigidas a mujeres, algunos hombres demuestran que esta ocupación no tiene sexo.

"Secretaria, secretaria, la que escucha, escribe y calla; la que hizo de un despacho tu morada; casi esposa, buen soldado, enfermera; y un poquito enamorada...".

Así eran las secretarias a las que cantaba Mocedades hace algo más de 30 años.

Resignadas, casi serviles y secretamente enamoradas de su jefe. Menos románticos eran los retratos que de ellas pintaban las películas del destape de los 70: señoritas estupendas y minifalderas que se desvivían por complacer los deseos de sus jefes o, cuando menos, se dejaban vencer por ellos. Su figura, convertida en pieza a cobrar o en oscuro objeto de deseo, acabó dando forma a una especie de mito que aún hoy pervive en el subconsciente de la mayoría.

En la actualidad, el ejercicio de esta profesión ha elevado sus cuotas de exigencia hasta el punto de requerir no sólo conocimientos específicos (idiomas, informática, marketing...) sino cierto dominio del protocolo y unas habilidades sociales (sobre todo aquéllas relacionadas con la capacidad de relación y comunicación) que la alejan definitivamente de las simples labores de mecanógrafa-telefonista.

 "En estos últimos años ha aumentado el reconocimiento laboral y social que han adquirido los profesionales del secretariado".

"Hoy somos profesionales con un alto grado de calificación y somos necesarias en todas las empresas ya sean públicas o privadas".

olybeti
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Re: Secretaria (Temas Secretariales)

LA SECRETARIA

La Secretaria es una auxiliar del Jefe, que toma dictado, escribe a máquina, y en estos tiempos modernos, captura datos en la computadora, archiva, contesta el teléfono y maneja la antesala y las citas de su superior.  Pero... ¿Nada más???

1.- La Secretaria es, en rigor CENTRO DE COMUNICACIÓN. Por eso su responsabilidad consiste en realizar una gran diversidad de tareas, aconsejar y prestar ayuda en el citado campo de las comunicaciones, ya se por escrito, orales y/o personales. El trabajo de la Secretaria es ahora como nunca, importante y complejo. El número y diversidad de las comunicaciones se ha multiplicado con el paso del tiempo.

2.- La autoridad de la Secretaria es de REPRESENTACIÓN. Es limitada su autoridad para decidir por si misma y dar órdenes a otros. Debe por tanto en representación de su jefe, transmitir decisiones y comunicaciones cuando así lo haya dispuesto él.

3.- El Ejecutivo espera que su Secretaria realice por él todas las comunicaciones internas y externas que le permitan planear y organizar el trabajo, y que le proporcione todos los antecedentes, datos e informaciones con que se cuenta en la propia oficina y fuera de ella.

4.- En el campo de la dirección, el Jefe necesita que la Secretaria le ayude en la elaboración y transmisión de las decisiones adoptadas y en algunos casos, en la transmisión de órdenes a los subordinados.

5.- En el terreno del control, el Jefe necesita que la Secretaria lleve una MEMORIA DE SUS COMPROMISOS y un registro de los mismos proporciónandole siempre los datos e informes que se requieran, además de que se encargue de establecer y controlar todas las comunicaciones pertinentes.

6.- Es necesario que la Secretaria con auténticas ambiciones de superación, analice que aspecto de su labor debe ser objeto de mayor atención, para ayudar mejor a su Jefe y superarse así profesionalmente.

7.- Jamás habrá máquinas que reemplacen totalmente al ser humano, mucho menos que puedan sustituir a la SECRETARIA INTELIGENTE, ni que sepan sonreír amablemente deteniendo al visitante impaciente o irritado que aguarda a que lo reciban. Esa actitud amable y atenta es cualidad de una buena Secretaria.

olybeti
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Re: Secretaria (Temas Secretariales)

Secretarias: ¿Acaso somos así?
 
Desafortunadamente, las secretarias no se dan cuenta de sus limitaciones.
Una secretaria con deficiencia es quien no es una SupersecretariA y se podría definir como alguien que al desempeñar el puesto secretarial:
 
- No sabe la relación de la empresa con la industria, las filiales, las sucursales.
- No conoce la filosofía y las funciones de la empresa.
- No tiene conocimiento ni manejo de las funciones administrativas.
- No conoce las responsabilidades y tareas de su jefe ni de ella misma.
- No organiza ni planea el tiempopersonal ni del jefe.
- No es confiable para recibir inofrmación privada.
- No entiende metas personales del jefe con relación a la empresa.
- No responde en forma adecuada a las llamadas telefónicas.
- No da seguimiento a proyectos que deben revisarse en fechas futuras.
- No tiene iniciativa para resolver problemas cotidianos.
- No localiza documentos cuando se le solicitan.
- No pude redactar cartas, memorándums, ni reportes.
- No controla con eficiencia el archivo.
- No es clara cuando presenta información.
- No domina las habilidades secretariales.
- No sabe relacionarse con compañeros, superiores o visitas.
- No sabe manejar el fax.
- No asiste a cursos de desarrollo secretarial.
- No lee sobre aspectos de cultura general.
- Usa el teléfono para llamadas personales.
- Convierte su escritorio en un tocador o antojería.
- Se maquilla demasiado o se presenta con la cara lavada.
- Se viste como para ir a una fiesta o a un baile tropical.
 
Tomado del Libro "SuperSecretaria"
olybeti
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Re: Secretaria (Temas Secretariales)

Para ser una SupersecretariA...

-Sé siempre sincera pero sin ofender. El deseo de servir y no el de herir debe ser faro orientador de tu sinceridad.
 
-Esfuérzate en despertar en ti y en todos los que te rodean el sentido ético latente en todo ser humano.
 
-Crea un ambiente de cordialidad en la oficina siendo cortés, comprensiva y cooperadora.
 
-Regocíjate, si eres responsable, reedúcate para perfeccionar tus conocimientos. La responsabilidad es uno de los pilares donde descansa el éxito.
 
-Entusiásmate. Tu entusiasmo aumentará tu eficiencia y te permitirá cosechar grandes satisfacciones.
 
-Sé discreta y utiliza el tacto con tu jefe, con tus compañeros de trabajo y con el público.
 
-Ama tu trabajo: amando tu trabajo amas al prójimo y también a Dios.
 
-Respétate a ti misma y respeta a los demás, pero recuerda que tienes derecho a exigir que te respeten.
 
-Interésate sinceramente en todos lo que te rodea. Este sincero interés te permitirá desarrollar al máximo todas tus personalidades.
 
-Actúa con lealtad, pero que la máxima expresión de tu lealtad no sea tu adhesión incondicional a una persona sino a lo bueno, a lo correcto, a lo justo.
 
Tomado del Libro "SuperSecretaria"
olybeti
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Re: Secretaria (Temas Secretariales)

LOS PRINCIPALES DEBERES DE UNA SECRETARIA
 
Los principales deberes de una secretaria se han especificado en la siguiente forma:
 
A. TAQUIMECANOGRAFIA Y REDACCION
1.-  Tomar dictado y transcribirlo. (en muchos centros de trabajo todavía se usa que los jefes dicten).
2.-  Redactar por iniciativa propia cartas,  memorándums, etc.
3.-  Copiar manuscritos o impresos.
4.-  Leer y clasificar la correspondencia.
5.-  Llevar por escrito un registro de las citas concertadas en la oficina que representa.
6.-  Copiar notas escritas a mano por su jefe.
7.-  Ayudar en la preparación de reportes o informes escritos.
8.-  Preparar itinerarios de viajes.
9.-  Tomar nota en las juntas o reuniones de trabajo.
10.- Tomar dictado directo a máquina o a la computadora.
 
Con los avances tecnológicos hemos avanzado también en el campo secretarial.
La informática nos brinda grandes oportunidades que facilitan día a día nuestro trabajo.
11.- Uso del Internet.
 12.- Manejo de la Agenda electrónica para programar compromisos personales, laborales y sociales, del Jefe.
Control de citas, mensajes recibidos, programación de reuniones, etc.
Sugerencia. Uso del "outlook" para la agenda eléctronica y para registrar contactos y formar tu directorio.
 "Notes" de "outlook" para una extención de tu memoria.
13.- Recibir, escribir y enviar correos eléctronicos.
 
B. SERVICIOS TELEFONICOS
1.-  Contestar los teléfonos, pasar comunicaciones y anotar recados.
2.-  Comunicar telefónicamente.
3.-  Dar  por teléfono recados rutinarios o especiales.
4.-  Hacer reservaciones de hoteles o transportes.
5.-  Concertar las citas de su jefe inmediato.
6.-  Enviar y recibir Fax.
 
C. ARCHIVO Y CONTROL
1.-  Manejar el archivo (general y personal, físico y electrónico).
2.-  Marcar los papeles importantes y conservar un archivo especial.
3.-  Manejar y mantener al día agendas, directorios, tarjeteros, etc.
 
D.  OTROS DEBERES
1.-  Atender al público o visitantes.
2.-  Actuar como gerente de relaciones públicas.
3.-  Llevar una agenda de recordatorios especiales.
4.-  Mantener en la debida reserva toda información confidencia.
5.   Hacer cotizaciones.
6.- Asistir a cursos de capacitación o perfeccionamiento.
 
E. VARIOS
1.-  Proveerse de los materiales necesarios para la oficina.
2.-  Manejar calculadoras, sumadoras, fax, copiadoras, computadoras, máquinas de  escribir.
3.-  Actuar como intermediaria entre su jefe y el personal.
4.-  Supervisar a los otros empleados.
5.-  Servir café, té o agua a los visitantes, aunque algunas secretarias están reacias a servir café, siempre para el visitante le será agradable recibir una atención del elemento femenino de la empresa u oficina. Si en su oficina existe el Auxiliar de Departamento, que bien... Sino, que no les de pena servir el café, recuerden que lo "cortés no quita lo valiente".
olybeti
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Re: Secretaria (Temas Secretariales)

Tu Silla Secretarial

Un teléfono, una computadora, un archivo, un escritorio lleno de citas, papeles y números telefónicos. Un porque llegas tarde?, una llamada de atención, un no se volverá a repetir señor. Una tacita de café, una lima y un pinta uñas, un exquisito perfume y una eterna sonrisa. Una amena conversación entre compañeras, una carcajada en tu hora del refrigerio. Un extenso esfuerzo por aprender taquigrafia, y el doble para ser bilingüe, han sido parte de tu faena por ser "LA SECRETARIA". Un millón de admiradores, un montón de ramos de flores. Propuestas indiscretas de tantos hombre a quien tu inquietas. Eres mas que dos ojos angelicales y una falda a la moda. Eres mas que dos piernas bien torneadas por quien tantos nos afanamos. Eres la "PRINCESA" que piensa y escribe, la que llama y da la bienvenida a los clientes, amigos y familia de tu jefe. Eres "LA PERSONA" que siempre siempre harás falta, en tu silla secretarial.
Senior
conny
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Re: Secretaria (Temas Secretariales)

Uff! Que tremenda y cuanta informacion, gracias por ello.
http://img152.imageshack.us/img152/3416/connyij9.gif
olybeti
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Re: Secretaria (Temas Secretariales)

Secretaria Actualizada
 
Con el gran avance tecnológico del que gozamos en nuestro tiempo, la secretaria de hoy tiene que hacer uso de una capacidad que hace unas décadas eran impensables.
 
La preparación de la secretaria actual no tiene nada que ver con la de generaciones anteriores. Hace años, la secretaria era solamente una mecanógrafa, y algunas veces llevaba la contabilidad.
 
En la actualidad es una persona mucho más preparada y se ha convertido en el eje elemental de la empresa.
 
Con el gran avance tecnológico del que gozamos en nuestro tiempo, la secretaria de hoy tiene que hacer uso de una capacidad que hace unas décadas eran impensables.
Su oficina es una de las áreas de la empresa en donde  más "máquinas" nuevas han aparecido: ordenadores, fax, impresoras, cámaras y otras, lo que ha traído, además de las facilidades, un aumento en el volumen de trabajo.
 
Para realizar a capacidad las labores de gestión, han debido adaptarse a estos cambios, y muchos de ellos no sólo con los conocimientos técnicos, sino también con un cambio de actitud.
 
Todos nos hemos encontrado en algunas oficinas con personas que se niegan a aceptar el uso de las nuevas tecnologías, en una actitud realmente negativa. Esto implica una considerable merma en el rendimiento laboral, y un grave problema frente a empresas competidoras que sí las utilizan, obteniendo por consiguiente un mayor rendimiento a menor costo.
 
Pero no todo es tecnología. Una secretaria debe conocer a fondo su empresa. Sin este conocimiento no puede hacer un buen trabajo, incluso aunque sea una experta en las nuevas tecnologías.
 
Y por el contrario, una persona integrada a su empresa, conocedora de su filosofía, si no posee los conocimientos técnicos básicos necesarios para desarrollar su trabajo, es difícil que pueda optimizar sus tareas. Se deben discutir temas tan importantes como la gestión del trabajo y la sinergia de la comunicación, ya que cada vez queda más claro que el secretariado es una profesión que ejerce un papel importante dentro de la empresa.
 
Es la secretaria la que consigue el punto de equilibrio entre todos los empleados de la empresa y la dirección, además del nexo de unión y de comunicación entre ambos. Y hablando de comunicación, la secretaria también suele ser el "puente" de comunicación entre la empresa y el exterior. Es quien pone en contacto a personas de la empresa con otras del exterior, o viceversa, tanto de forma personal como por otros medios, como el teléfono.
 
Una buena secretaria debe capacitarse continuamente poniéndose al día en las novedades de su profesión; ser discreta, conocer al máximo la empresa, tener un buen nivel de idiomas, por lo menos del inglés, y, sobre todo, conocer bien al jefe y tener buena relación con él para que se complementen.
 
Una buena secretaria es la mano derecha del jefe, y además, debe intentar ir siempre un poco por delante de sus necesidades.
 
Tiene que saber mantener la confidencialidad de los documentos con los que trabaja y de las conversaciones a las que tiene acceso, de los temas tratados en las reuniones a las que asiste, saber estar y mostrar un interés continuo por su entorno empresarial.
 
Otras de las cualidades con las que se define a la secretaria "ideal": Intuición para saber cuando debe desaparecer si la llamada que recibe el jefe le hace bajar mucho la voz, hasta casi un susurro.
 
Distinguir al primer vistazo las cartas que aunque no digan "personal", pregonan un carácter íntimo.· Guardar todos los secretos profesionales del jefe, y los menos profesionales también.
 
Mantener siempre una cierta actitud impersonal con jefes y clientes, pero dentro de la mayor amabilidad.· Ser respetuosa sin caer en el servilismo, y cordial sin familiaridad.
 
OTROS TIPS
Dele prioridad y secuencia a las tareas, es decir, urgencia a lo más importante, luego lo secundario Programe su trabajo más allá de un día: semanalmente o mensualmente, para evitar posibles imprevistos.
 
Evite a toda costa que la distraigan, interrupciones indebidas, salidas injustificadas, porque al perder la concentración podría cometer errores. Esto no quiere decir que no puede tomarse un descanso de vez en cuando, pero todo con medida y en su momento.
 
Demuestre lo que vale siempre que tenga la ocasión, y con respeto y conocimiento, exprese sus ideas o sugerencias, incluso aquellas cosas con las que no está de acuerdo.Si además de todas estas cualidades, es capaz de lograr las simpatías de la esposa del jefe, será el epítome de la secretaria ideal.
 
Tomado del Libro:  Guía para la Secretaria Ejecutiva
olybeti
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Re: Secretaria (Temas Secretariales)

Reglas de Oro para una Secretaria Competente

- Proyecte siempre su mejor imagen, vístase adecuadamente. El uniforme debe estar impecable, cuide el largo de la falda y los pantalones no deben estar excesivamente ajustados; use zapatos cerrados, no sandalias; retoque su peinado y maquillaje, el cual debe ser discreto. Lleve las uñas limpias y arregladas. Recuerde, lo que usted proyecte fortalecerá una imagen positiva para la empresa.

- Actúe con calma ante cualquier situación complicada que se presente, anteponiendo siempre su balance emocional.

- Sea organizada al llevar la agenda de su jefe, recuérdele con anticipación sus citas y compromisos. Mantenga en orden los archivos y su escritorio.

- Aprenda a escuchar, callar y hablar; sea oportuna, tenga sentido común.

- Cuando conteste el teléfono, tenga siempre buen trato. No refleje sus problemas personales o de la oficina. El sonido de su voz proyecta su personalidad y, por ende, la imagen de su empresa. El tono de su voz siempre será amable, pero sin mostrar familiaridad.

- Trate de realizar su trabajo sin necesidad de una constante supervisión, tenga iniciativa, cualidad altamente apreciada.

- Siempre surgirán llamadas o visitas inoportunas. ¡Ojo! Si bien es cierto que su deber es proteger a su jefe, no menos cierto es que usted no lo debe de hacer inaccesible. No lo aísle, infórmele. Él le dirá qué hacer, no lo determine usted.

- Cuide su lenguaje corporal, pues este lenguaje silente es más elocuente que las palabras; por eso, mantenga una buena postura, una expresión facial agradable, y préstele atención a sus gestos y movimientos.

- Al recibir visitas sonría, muestre el placer que representa el que estén allí, trátelas con amabilidad. Si han de esperar, infórmelo y ofrézcales una revista, periódico, un café, etcétera.

- Trate a todos de usted, anteponiendo la palabra “señor” o “señora” al apellido, incluyendo a su jefe, ejecutivos, empleados, visitantes, etcétera.

- En su área de trabajo, no coma, beba, fume o mastique chicle; no se quite los zapatos, no mueva las piernas constantemente mientras está sentada, no se estire ni bostece abiertamente, no se ría a carcajadas, no se peine ni se maquille, no se coma las uñas ni se las pinte sobre su escritorio.